Apropriação dos custos de obra: II) metodologia operacional.

Em continuação ao presente artigo, cuja parte I – “visão gerencial do negócio” foi publicada em 07/11/2015, apresento a seguir a parte II contendo um modelo operacional de apropriação de custos diretos visando o acompanhamento econômico da obra. A apropriação de custos indiretos será tema de um artigo específico a ser publicado em breve.

A)   Quanto à aquisição de materiais, apresentam-se a seguir duas opções de operação:

1ª) Sem controle de estoque no canteiro

O processo de apropriação da aquisição de materiais classificados nas faixas A e B (80%) da curva ABC de insumos, se inicia ainda na fase de requisição do processo de compra que tramitará no módulo de Suprimentos, realizada a partir do módulo de Orçamentos, propiciando assim a vinculação imediata dos insumos solicitados às tarefas do orçamento da obra.

Para os insumos da faixa C (20%) e para aqueles não previstos, a apropriação nas tarefas do orçamento poderá ocorrer no lançamento da nota fiscal, face sua baixa representatividade no custo, mas se possível, deve seguir o procedimento citado acima.

Desta maneira, busca-se minimizar os erros da apropriação pós-compra, originados principalmente pelo lapso temporal entre a solicitação – quando realmente se conhece as tarefas que demandaram aqueles insumos – e o lançamento da nota fiscal.

Ao ocorrer a baixa parcial/total dos pedidos com as respectivas notas de material, as quantidades e preços adquiridos unir-se-ão às vinculações previamente realizadas na solicitação, para serem efetivamente apropriadas na obra como custo incorrido pela data de emissão do documento fiscal.

2ª) Com controle de estoque no canteiro

Havendo o controle real de estoque no ERP, a única diferença no procedimento descrito acima se dá no momento de efetivação da apropriação, pois, diferente da opção anterior em que o processo ocorre pela data de emissão da nota fiscal lançada na baixa do pedido, neste caso a data e a quantidade do insumo a serem utilizadas serão extraídas do procedimento de baixa no estoque do respectivo material, ou seja, quando houver a transferência: canteiro à aplicação em campo.

Caso o controle de estoque realizado no canteiro seja limitado a um pequeno universo de insumos, como, por exemplo, para atender ao sistema de gestão da qualidade, deve-se utilizar a 1ª opção.

B)   Em relação à contratação de serviços, tem-se tratamento diferenciado de acordo com a forma de pagamento, conforme segue:

1) imediato, como de serviços rápidos com pagamento contra  entrega: o procedimento é o mesmo previsto na compra de  materiais (Opção 1), ou seja, se efetivará a apropriação com  a data de emissão da nota fiscal lançada (ou documento  equivalente nos casos de autônomo, de frete, etc.);

2) prolongado, como:

•  pagamento em parcelas (por período ou por eventos);
•  pagamento por medição (conforme a produção no  período);
•  pagamento por permuta (na mesma ou em outra obra);

enquanto o início do processo de apropriação – vinculação dos serviços contratados às tarefas do orçamento – também ocorre durante sua solicitação, o lançamento das notas de serviço efetivará a apropriação através da data de competência a ser informada naquele ato a fim de serem incluídas no custo incorrido da obra, haja vista a data de emissão do documento diferir da época da execução dos serviços. A data de competência, portanto, indicará o período de trabalho correspondente ao montante a ser pago.

Obs.:

• Insumos não previstos devem ser apropriados a algum item existente na EAP, evitando-se a inserção de uma nova tarefa denominada IMPREVISTOS (ou algo similar), para atender tal apropriação, como muito se vê nos projetos. Caso se trate realmente de uma tarefa nova, o orçamento deve ser primeiro revisto (R.n), preservando-se a(s) versão(ões) anterior(es), para que então se altere seu escopo e se inclua a nova tarefa, mesmo com valor zerado;

• Nos casos de antecipação de pagamento, sugiro que não seja emitida nota fiscal correspondente, mesmo com menção de entrega futura, pois resultará na apropriação inadequada de custo incorrido. Deve ser tratado como adiantamento a fornecedor, através de recibo, sem apropriação no custo da obra.

C)   Os custos com mão de obra própria direta podem ser apropriados de duas maneiras:

1)  Apontamento da produção de cada operário:

Depende da utilização de algum dos vários métodos conhecidos no mercado para apontamento de esforços dos operários da obra na execução de tarefas, embora nem sempre adotado pelas empresas.

Particularmente, adoto o método baseado no planejamento executivo da obra, de onde são dimensionadas as equipes e suas frentes de trabalho, que se balizam em campo através das OSs (ordens de serviço) emitidas diariamente. Através delas, os líderes das equipes conseguem facilmente apontar a produção de seus liderados. Ao final do dia, o ERP é devidamente alimentado com as informações e, com base nos dados salariais de cada um e dos encargos sociais vigentes, é gerada a apropriação do custo desta mão de obra no período correspondente.

Posteriormente, publicarei um artigo focado apenas na apropriação de produtividade.

2)  Rateio da folha de pagamento:

O valor da folha de pagamento, adicionado de encargos sociais, é rateado nas tarefas executadas com mão de obra no respectivo período da folha, apuradas pela medição física da obra, conforme o peso de cada uma no orçamento, gerando assim a apropriação do custo incorrido da mão de obra própria direta.

É um método empírico com certa margem de erro, ainda assim se demonstra mais eficaz do que a não distribuição do gasto com a folha de pagamento na itemização orçamentária, principalmente se a empresa optar por utilizar mão de obra própria em detrimento da terceirização.

continua ...