Apropriação dos custos de obra: I) visão gerencial do negócio.

O tema parece simples, no entanto, se visto mais profundamente, torna-se complexo face à enorme variedade de gastos de uma obra, tanto provenientes do custo direto como do indireto.

Neste artigo não vou abordar a apropriação física (quantidades executadas e consumo dos recursos), somente a apropriação dos custos incorridos nas obras e, devido sua abrangência, o assunto em tela foi segmentado em 4 publicações:

I) visão gerencial do negócio;

II) metodologia operacional;

III) análise de dados;

IV) apresentação de um caso real;

... sendo esta a primeira parte.

Muitas empresas não utilizam esse processo corretamente, contudo o pior é constatar que muitos gestores acreditam extrair mensalmente de seus sistemas o efetivo custo gerencial das obras. E quando enxergam os enganos, via de regra, culpam o ERP (Enterprise Resource Planning): conjunto de sistemas integrados de informação.

Para esclarecer meu posicionamento, vamos antes rever os principais objetivos desse processo (apropriação de custos):

•    conhecer e monitorar os custos realizados;
•    aferir o custo orçado;
•    comparar cronograma financeiro previsto com realizado;
•    gerar histórico para novas obras similares.

Naturalmente o fluxo de caixa realizado é um instrumento imprescindível para o acompanhamento de um negócio, entretanto sua visão estritamente financeira reflete apenas a movimentação de caixa em cada período do projeto (entradas e saídas monetárias), primordial para a área financeira da empresa.

O desempenho de um projeto é medido economicamente, ou seja, sua análise deve focar o custo gerado pela execução dos serviços em determinado período, até porque, no caso das construtoras, tal produção será responsável pela remuneração da empresa no mesmo período.

Mas então porque muitas empresas acompanham seus negócios apenas pela movimentação financeira?

R: Porque é o controle mais fácil e confiável que possuem, na medida em que nenhuma entrada ou saída do caixa é feita sem ter sido devidamente registrada e processada no ERP, afinal qual empresa não sabe dizer exatamente quanto desembolsou em cada mês de execução da obra?

No entanto, o acompanhamento econômico abrange também custos gerenciais, quer sejam, aqueles que – em geral – não geram desembolso efetivo, ainda assim ocorrem e devem ser aplicados aos custos do negócio (p.ex.: Administração Central).

Apesar das exceções, podemos até generalizar que, para o acompanhamento econômico da obra, bastariam extrair do ERP os custos incorridos sob a visão do regime de competência – na maioria dos casos, pela data de emissão dos documentos – e pronto: já teríamos os dados para as análises gerenciais do negócio; porém estariam tais informações completas e estruturadas no formato ideal para compara-las ao orçamento e ao planejamento?

Para essa resposta, é necessário verificar a compatibilidade entre o plano de contas utilizado pelo sistema financeiro/contábil para apropriação das despesas e a EAP (Estrutura Analítica de Projetos) do orçamento da obra, pois, em geral, “falam línguas diferentes”.

Enfim, se a apropriação dos gastos não for feita exatamente nas tarefas do orçamento – ainda que em níveis superiores (etapas) – a comparação com o custo orçado ficará prejudicada.

continua ...